چرخه دمینگ یا چرخه PDCA چیست؟|بررسی کاربردهای آن در مدیریت

تاریخچه چرخه دمینگ

ادوارد دمینگ مهندس و آماردان آمریکایی در دهه ۵۰ میلادی پیشنهاد داد فرآیندهای کسب و کار به منظور شناسایی منابع و علل ایجاد انحراف که باعث مغایرت محصول تولیدی با اامات و نیازمندی های مشتری می گردند(عوامل موثر بر کیفیت محصول) می بایست اندازه گیری و تجزیه و تحلیل گردند. همچنین او اشاره کرد که فرآیندهای کسب و کار در یک حلقه بازخورد مستمر قرار گیرند تا مدیران بتوانند قسمت هایی از هر فرآیند که نیاز به بهبود دارند شناسایی و تغییر دهند.

او برای نشان دادن این فرآیند مستمر از یک نمودار که معمولا با عنوان چرخه PDCA نام برده می شود و سابقاً توسط دوست و همکار خود یعنی والتر شوارت( آماردان سرشناس و توسعه دهنده نمدارهای کنترل آماری فرآیند) توسعه داده شده بود، بهره جست. پس از آن برای طراحی و استفاده بسیاری سیستم های مدیریتی از این چرخه به عنوان اساس و مبنا استفاده شد. بدلیل اهمیت آن بخصوص در علم مدیریت پروژه در این نوشتار به معرفی چرخه دمینگ می پردازیم.

چرخه دمینگ یا چرخه PDCA چیست؟

چرخه دمینگ یا چرخه PDCA پرکاربرد ترین متدولوژی جاری سازی یک سیستم بهبود مستمر در یک شرکت یا سازمان می باشد. حروف PDCA مخفف کلمات Plan (به معنای برنامه)، Do(به معنای انجام)،  Check (به معنای بررسی و نظارت) و Act (به معنای اقدام) می باشد و چهار مرحله اساسی ای که می بایست به طور سیستماتیک انجام شوند تا بهبود مستمر حاصل شود را توصیف می نماید.

این چرخه راهی مستمر برای ارتقاء کیفیت محصولات و خدمات با کاهش خرابی ها، افزایش اثربخشی و کارایی، حل مشکلات و پرهیز از ریسک های بالقوه فرآهم می آورد. چرخه دمینگ از چهار مرحله چرخه ای تشکیل یافته است که با پایان مرحله آخر مجدداً این مراحل می بایست از ابتدا تکرار شوند. با انجام این مراحل در یک سازمان یا شرکت، فعالیت ها باز ارزیابی گشته و بدین ترتیب بهبودهای مداومی به آنها اعمال خواهد شد.

کاربرد آن در علوم مدیریتی بدین صورت است که در برنامه ریزی، آنچه که باید به آن دست یافت و وظایف مربوطه تعیین می شوند. در مرحله انجام می بایست برنامه تهیه شده را اجرا نمود و در نظارت اندازه گیری عملکرد و در مرحله اقدام، تجزیه و تحلیل یافته ها وانجام اصلاحات صورت می گیرد و این روند به صورت چرخه ای و مداوم تکرار می گردد.

چگونه می توان چرخه PDCA را در یک سازمان پیاده سازی نمود؟

جاری سازی این چرخه به وسیله انجام دوره ای و مداوم چهار مرحله زیر صورت می گیرد:

۱- برنامه ریزی(Plan) :

هدف یا اهداف شناسایی و نهایی شوند. سپس راه های مختلف رسیدن به این اهداف تعیین شوند. بدین منظور می توان کارگروه هایی برای جستجوی نقاط قابل بهبود در فرآیندها و محصولات سازمان تشکیل داد. با شناسایی نقاط مذکور می توان طی جلساتی و با استفاده از تکنیک های خلاقیت گروهی فعالیت های لازم برای بهبود آنها را تعریف نمود. به طور کلی در این مرحله اقدامات زیر انجام می شوند:

• تعریف مسئله

• تنظیم اهداف

• انتخاب روش

۲- انجام(Do):

پس از مرحله برنامه ریزی و تهیه برنامه در این مرحله می بایست اقدامات لازم برای حصول به اهداف تعیین شده را اجرا و تغییرات لازم را در فرآیندها و محصولات را اعمال نمود. در این راستا می بایست منابع لازم پیش بینی شده را فرآهم و برای برطرف سازی موانع پیش روی اجرای اقدامات دستیابی به اهداف با ذی نفعان مختلف سازمان و خارج از سازمان در صورت نیاز مذاکره نمود. به طور کلی در این مرحله اقدامات زیر انجام می شوند:

• تمرین روش دستیابی به اهداف

• اجرای روش دستیابی به اهداف

• اعمال تغییرات

• اندازه گیری و ثبت نتایج

۳- بررسی و نظارت(Check):

در این مرحله نتایج اجرای اقدامات اجرا شده در مرحله قبل بازبینی شده تحلیل می شوند و سپس این نتایج را با برنامه تدوین شده مقایسه نموده و حوزه هایی که در آنها عدم انطباق با برنامه وجود دارد شناسایی می گردند. به طور کلی در این مرحله اقدامات زیر انجام می شوند:

• بازبینی نتایج اقدامات صورت گرفته

• بررسی انطباق اقدامات انجام گرفته با برنامه تدوین شده

• تعیین حوزه هایی که عدم انطباق با برنامه وجود دارد.

۴- اقدام(Act) :

در این مرحله اقداماتی برای اصلاح انحرافات از برنامه تعریف و انجام می شوند. همچنین علل بوجود آمدن این انحرافات ریشه یابی شده و برای ریشه کنی آنها نیز چاره اندیشی می شود. به طور کلی در این مرحله اقدامات زیر انجام می شوند:

• تعیین اقدامات اصلاح انحرافات

• اصلاح انحرافات

• ریشه یابی علل بوجود آمدن انحرافات و ریشه کنی آنها

مراجع

– Arveson, Paul, The Deming Cycle”, Balanced Scorecard Institute,1998

– Jimeno, Jorge, The Deming cycle and the continuous improvement”, PDCA home ,2006